今年４月から始めた電子化。
更に範囲を広めてお客様、取引業者の方々への提出書類も電子化することとしました。
これに伴い、電子化ファイルの置き場所をGoogleクラウドサーバーとすることにしました。
当初microsoft365 SharePointを利用することで始めた電子化ですが、当社は全員iphoneを所有、
外出先での電子化書類の確認はGoogleドライブのアプリを利用して確認する方が
windowsのフォルダーでファイルを見るのに慣れているため便利。
また、pdf形式の書類に印鑑を押すこともマイドライブを経由すれば外部からでもできます。
Googleドライブでは1アカウントに2TBの容量が割り当てられるため、弊社全体20名では40TBが利用できます。
お客様、取引業者の方々のファイル保存にも十分な容量が確保できることが解りました。
とはいえ、microsoft365の利用についてもmicrosoft製品の利用もできPowerAppsにより勤怠管理アプリも
作成、利用している為、今後はmicrosoft365とGoogleクラウドサーバー両方を利用し電子化、社内の業務効率化に取り組むこととします。
会社創立の４１年前はパソコンもなく物件管理については、紙の台帳で管理していました。
契約書作成はまだワープロもなく、和文タイプで１文字１文字、カーボン紙を挟んでタイプして作成していました。
現在は、クラウドサーバーを利用し、スマホからでも資料が見られ、文書作成も音声認識でできる時代。
時代の変化に驚かされるとともに、私も今年で６５歳、何とか時代の変化についていこうと努力しています。
老眼の進行スピードが異常に早い、福尾です。
今回は電子化についてお話ししたいと思います。
電子帳簿保存法の対応の為当社でも電子化を行っています。
ここ、数か月、取引の有る方に電子化について説明し、
ご理解いただける方、難しい方から様々なご意見を頂きました。
当社のＷＥＢ事業部が構築したシステムにより、利用いただいたお客様より、
「非常にわかりやすくなった。」や「数か月前の領収書などの保存の手間がなくなった」など
喜びの声を頂く一方、システムのログイン方法がわからないなど困惑のお声も頂いております。
特に一部のご高齢の方からは、新しいことを覚えるのが憂鬱なので
今まで通り郵送にしてほしいとのお声も頂きました。
システムを理解して頂ければ、より簡単に便利になることは明らかですが、
しっかりと説明し理解頂くことができない自分の力のなさに少しガックリした部分もありました。
今後、電子化により郵送など、アナログな部分が減っていくこと、
倍速で進んでいく世の中に対応しないと取り残されていくことを特に感じています。
私自身は、人との触れ合いを特に大事にしている方なので、
デジタル化に対応しながら、アナログな部分も残していく
ハイブリットな人間になっていきたいと思っております。